تنسيق الرسالة في Word: الأنماط والفهرس التلقائي وترقيم الصفحات

يقضي كثير من الطلاب أيامًا في ضبط شكل الرسالة يدويًا: يكتبون الفهرس بأيديهم، ويضبطون أرقام الصفحات واحدة واحدة، ثم يضيفون فقرة في الفصل الثاني فتتغير الصفحات كلها ويبدأ العمل من جديد. والحل أن يقوم تنسيق الرسالة في Word على أدوات البرنامج نفسه: الأنماط، والفهرس التلقائي، وفواصل المقاطع، والتسميات التوضيحية.

في هذا المقال تتعلم هذه الأدوات خطوة بخطوة، بأسماء الأوامر في الواجهة العربية مع مقابلها الإنجليزي. ولأن أسماء القوائم ومواضعها تختلف قليلًا بين إصدارات Word وبين Windows و Mac، فإن ما يرد هنا وصف للطريق العام، وقد تجد الأمر في موضع قريب أو باسم مختلف قليلًا في إصدارك.

لماذا تبدأ تنسيق الرسالة بالأنماط؟

النمط (Style) مجموعة إعدادات محفوظة باسم: الخط وحجمه، والمسافات قبل الفقرة وبعدها، وتباعد الأسطر، والمحاذاة. فبدلًا من أن تنسق كل عنوان يدويًا، تطبق عليه نمط «العنوان 1» (Heading 1)، فيأخذ التنسيق الذي حددته مرة واحدة.

وللأنماط ثلاث فوائد تجعلها أساس الرسالة كلها:

• الاتساق: كل العناوين من مستوى واحد متطابقة في الشكل.
• التعديل الشامل: إذا طلب منك المشرف تكبير خط العناوين، عدّلت النمط فتغيرت العناوين كلها.
• الفهرس التلقائي: يبني Word فهرس المحتويات من العناوين المنسقة بأنماط العناوين، ولا يمكنه ذلك إن نسقتها يدويًا.

كيف تضبط الأنماط خطوة بخطوة؟

1. من تبويب «الصفحة الرئيسية» (Home) تجد مجموعة «أنماط» (Styles). انقر بزر الفأرة الأيمن على النمط «عادي» (Normal) واختر «تعديل» (Modify).
2. اضبط فيه تنسيق المتن: الخط والحجم والمحاذاة وتباعد الأسطر، كما يطلب دليل جامعتك. هذا النمط هو أساس معظم النص.
3. عدّل بالطريقة نفسها «العنوان 1» لعناوين الفصول، و«العنوان 2» للمباحث أو العناوين الرئيسة داخل الفصل، و«العنوان 3» لما تحتها.
4. في نافذة التعديل خيار يتعلق بالخط يتيح لك تحديد خط للنص العربي وخط آخر للنص اللاتيني؛ فالعربية في Word تُعامل ضمن «النصوص المعقدة» (Complex scripts). اضبط الاثنين حتى لا تظهر الكلمات الإنجليزية بخط غير متناسق.
5. طبّق الأنماط على النص: ضع المؤشر في العنوان وانقر على النمط المناسب.

وللتحقق من أن العناوين كلها منسقة بالأنماط، افتح «جزء التنقل» (Navigation Pane) من تبويب «عرض» (View)؛ فأي عنوان غائب عنه منسق يدويًا في الغالب. وانتبه إلى أن بعض إصدارات Microsoft 365 قد تعرض فيه أيضًا عناوين منسقة يدويًا يكتشفها البرنامج تلقائيًا، فالتحقق الأدق أن تضع المؤشر في العنوان وترى النمط المحدد في مجموعة «أنماط».

كيف تعمل فهرسًا تلقائيًا للمحتويات؟

1. أنشئ صفحة فارغة لفهرس المحتويات في موضعه من الصفحات التمهيدية، وضع فيها المؤشر.
2. من تبويب «مراجع» (References) اختر «جدول المحتويات» (Table of Contents)، ثم أحد الأشكال الجاهزة، أو خيار الجدول المخصص لتحدد عدد المستويات الظاهرة وشكل النقاط بين العنوان ورقم الصفحة.
3. يبني Word الفهرس من أنماط العناوين: «العنوان 1» في المستوى الأول، و«العنوان 2» في الثاني، وهكذا.
4. بعد أي تعديل في الرسالة، حدّث الفهرس: انقر عليه بزر الفأرة الأيمن واختر «تحديث الحقل» (Update Field)، ثم اختر تحديث الجدول بأكمله إذا تغيرت العناوين نفسها، لا أرقام الصفحات فقط.

لا تعدّل نص الفهرس يدويًا بعد إنشائه؛ لأن أي تحديث لاحق سيمحو تعديلك. فإن أردت تغيير عنوان في الفهرس، فغيّره في المتن ثم حدّث الفهرس.

كيف ترقم الصفحات التمهيدية بنظام مختلف عن المتن؟

قد يطلب دليل جامعتك ترقيم الصفحات التمهيدية (المستخلص والفهارس والشكر) بالحروف الأبجدية أو الأرقام الرومانية، ثم يبدأ الترقيم العادي من 1 في الفصل الأول. وهذا لا يتحقق إلا بتقسيم الملف إلى مقاطع (Sections).

الخطوة الأولى: أدرج فاصل مقطع

ضع المؤشر قبل عنوان الفصل الأول، ثم من تبويب «التخطيط» (Layout)، ويسمى في إصدارات أقدم «تخطيط الصفحة»، اختر «فواصل» (Breaks)، ومن فواصل المقاطع اختر «الصفحة التالية» (Next Page). بهذا يصبح ما قبل الفصل الأول مقطعًا، وما بعده مقطعًا آخر.

الخطوة الثانية: افصل التذييل عن المقطع السابق

انقر نقرًا مزدوجًا في تذييل أول صفحة من الفصل الأول (أو في رأسها إن كان الرقم أعلى الصفحة)، وألغِ تفعيل «ارتباط بالسابق» (Link to Previous). فإن وجدت الخيار غير متاح، فتأكد أن فاصل المقطع أُدرج فعلًا.

الخطوة الثالثة: اضبط تنسيق الأرقام في كل مقطع

• في المقطع التمهيدي: أدرج رقم الصفحة، ثم افتح «تنسيق أرقام الصفحات» (Format Page Numbers) واختر تنسيق الحروف أو الأرقام الرومانية.
• في مقطع المتن: افتح الخيار نفسه، واختر الأرقام العادية، وحدد «بداية من» (Start at) الرقم 1.

ثم أغلق الرأس والتذييل. ولرؤية فواصل المقاطع، فعّل زر «إظهار/إخفاء» (¶) في تبويب «الصفحة الرئيسية».

كيف تعمل فهرس الجداول والأشكال؟

فهرس الجداول يُبنى بالطريقة نفسها التي يُبنى بها فهرس المحتويات، لكنه يعتمد على «التسميات التوضيحية» (Captions) بدل أنماط العناوين.

1. حدد الجدول، ثم من تبويب «مراجع» اختر «إدراج تسمية توضيحية» (Insert Caption).
2. إذا لم تجد التسمية العربية التي تريدها، فأنشئها من زر «تسمية جديدة» (New Label)، واكتب «جدول»، وأنشئ بالطريقة نفسها تسمية «شكل».
3. اختر موضع التسمية فوق العنصر أو تحته بحسب دليل جامعتك، ثم اكتب عنوان الجدول بعد الرقم الذي يضعه Word تلقائيًا.
4. بعد إنهاء التسميات كلها، ضع المؤشر في صفحة فهرس الجداول، ومن تبويب «مراجع» اختر «إدراج جدول رسوم توضيحية» (Insert Table of Figures)، واختر من القائمة تسمية «جدول».
5. كرر الخطوة نفسها في صفحة أخرى لفهرس الأشكال، مع اختيار تسمية «شكل».

وبهذه الطريقة يُعاد ترقيم الجداول تلقائيًا إذا أضفت جدولًا جديدًا في الوسط، وتستطيع بعد ذلك تحديث الفهرس كما تحدّث فهرس المحتويات. ويمكنك أيضًا الإشارة إلى الجدول في المتن بخاصية «إسناد ترافقي» (Cross-reference) من تبويب «مراجع» حتى يتحدث رقمه في النص.

كيف تعالج مشكلات الاتجاه عند خلط العربية بالإنجليزية؟

يحدد Word اتجاه كل جزء من النص بحسب لغة لوحة المفاتيح التي كتبته بها، وتتأثر مواضع علامات الترقيم والأقواس والأرقام بهذا التحديد. لذلك تظهر مشكلات مثل قوس معكوس في استشهاد إنجليزي داخل جملة عربية، أو نقطة تقفز إلى أول السطر. وهذه أهم الحلول:

• فعّل العربية لغة تحرير: من إعدادات اللغة في خيارات Word؛ فأزرار اتجاه الفقرة من اليمين إلى اليسار لا تظهر في مجموعة «فقرة» إلا إذا كانت لغة من اليمين إلى اليسار مفعلة.
• اضبط اتجاه الفقرة لا محاذاتها فقط: الفقرة العربية اتجاهها من اليمين إلى اليسار، والمراجع الإنجليزية في القائمة اتجاهها من اليسار إلى اليمين. المحاذاة لليمين وحدها لا تكفي.
• اكتب كل جزء بلوحة مفاتيحه: إذا كتبت القوس أو الفاصلة بلوحة المفاتيح الإنجليزية داخل جملة عربية فقد يظهر في غير موضعه. فإن ظهر خلل فاحذف العلامة وأعد كتابتها بلوحة المفاتيح المناسبة لسياقها.
• وحّد شكل الأرقام: في خيارات Word المتقدمة، ضمن إعدادات عرض محتوى المستند، خيار يحدد ما إذا كانت الأرقام تظهر عربية (1، 2، 3) أو هندية (١، ٢، ٣) أو بحسب السياق. اختر ما يطابق دليل جامعتك.

أخطاء شائعة في تنسيق الرسالة وكيف تتجنبها

مثال توضيحي: طالبة دكتوراه في جامعة سعودية كتبت كل فصل في ملف منفصل، ولما جمعتها ظهرت العناوين بأحجام مختلفة لأن نمط «العنوان 1» كان مضبوطًا في كل ملف بطريقة مختلفة. الحل أنها عدّلت النمط مرة واحدة في الملف المجمّع، فتوحدت العناوين كلها، ثم حدّثت الفهرس.

أسئلة شائعة

المراجع

1. Microsoft. (n.d.). Insert a table of contents. Microsoft Support. https://support.microsoft.com/en-us/office/insert-a-table-of-contents-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
2. Microsoft. (n.d.). Customize page numbers and their formats in different Word document sections. Microsoft Support. https://support.microsoft.com/en-us/office/add-different-page-numbers-or-number-formats-to-different-sections-bb4da2bd-1597-4b0c-9e91-620615ed8c05
3. Microsoft. (n.d.). Insert a table of figures. Microsoft Support. https://support.microsoft.com/en-us/office/insert-a-table-of-figures-c5ea59c5-487c-4fb2-bd48-e34dd57f0ec1