أخطاء تنسيق الرسالة الشائعة وطريقة إصلاحها في Word خطوة بخطوة

قد تنتهي من كتابة رسالتك ومراجعتها علميًا، ثم تُعاد إليك من عمادة الدراسات العليا أو من مراجع التنسيق بسبب ترقيم صفحات مضطرب، أو فهرس لا يطابق أرقام الصفحات، أو جداول بلا عناوين موحدة. ومعظم أخطاء تنسيق الرسالة الشائعة لا تحتاج إلى مهارة خاصة، بل إلى استعمال أدوات Word الصحيحة منذ البداية بدل التنسيق اليدوي.

في هذا المقال تتعرف إلى أكثر أخطاء التنسيق تكرارًا، وسبب كل خطأ، وخطوات إصلاحه في Word، ثم قائمة مراجعة نهائية قبل التسليم. وتذكّر من البداية: دليل كتابة الرسائل في جامعتك هو المرجع الحاكم في المقاسات والخطوط والترتيب، وما هنا طرق تنفيذ لا قواعد بديلة.

لماذا تتكرر أخطاء التنسيق في الرسائل؟

السبب الأول أن كثيرًا من الطلاب ينسقون يدويًا: يكبّرون خط العنوان ويجعلونه غامقًا بدل استعمال نمط العنوان، ويكتبون الفهرس بأيديهم، ويضغطون Enter مرات متتالية للانتقال إلى صفحة جديدة. وكل تعديل لاحق في المحتوى يفسد هذا التنسيق اليدوي.

والسبب الثاني أن الطالب يبدأ الكتابة قبل أن يقرأ دليل جامعته أو يحصل على قالبها المعتمد، ثم يحاول تطبيق الدليل على مئة صفحة مكتوبة. لذلك فأول نصيحة: احصل على دليل الجامعة وقالبها، واضبط الأنماط في ملف فارغ قبل أن تكتب الفصل الأول.

أخطاء العناوين والفهرس الآلي

الخطأ: عناوين منسقة يدويًا وفهرس مكتوب باليد

النتيجة فهرس لا تتطابق أرقام صفحاته مع المتن بعد أي تعديل، وعناوين من المستوى نفسه بأحجام مختلفة.

طريقة الإصلاح في Word

1. من تبويب «الصفحة الرئيسية» (Home)، طبّق نمط «عنوان 1» (Heading 1) على عناوين الفصول، و«عنوان 2» على المباحث، و«عنوان 3» على المطالب أو العناوين الفرعية.
2. لتعديل شكل النمط بحسب دليل جامعتك: انقر بزر الفأرة الأيمن على النمط في معرض الأنماط، واختر «تعديل» (Modify)، ثم حدد الخط والحجم والمحاذاة والتباعد.
3. لإدراج الفهرس: ضع المؤشر في صفحة المحتويات، ومن تبويب «مراجع» (References) اختر «جدول المحتويات» ثم أحد الجداول التلقائية.
4. بعد أي تعديل في الرسالة: انقر بزر الفأرة الأيمن على الفهرس واختر «تحديث الحقل»، ثم «تحديث الجدول بأكمله».

أخطاء أخرى في العناوين

• عنوان في آخر الصفحة وفقرته في الصفحة التالية. الحل: من إعدادات الفقرة، تبويب «فواصل الأسطر والصفحات»، فعّل خيار «ربط بالتالي» (Keep with next) في نمط العنوان.
• اختلاف صيغة الترقيم بين الفصول، كأن يكون مبحث بالأرقام وآخر بالحروف. اختر نظامًا واحدًا كما يحدده دليلك.
• عنوان الفصل في المتن يختلف في لفظه عن عنوانه في خطة البحث المعتمدة دون موافقة المشرف.

أخطاء ترقيم الصفحات وفواصل الأقسام

تطلب أدلة كثيرة ترقيم الصفحات التمهيدية، كالمستخلص والفهارس، بنظام يختلف عن ترقيم المتن، كالحروف الأبجدية أو الأرقام الرومانية، ثم يبدأ المتن من الرقم 1. والخطأ الشائع أن يطبق الطالب نظامًا واحدًا على الرسالة كلها لأنه لا يستعمل فواصل الأقسام.

طريقة الإصلاح في Word

1. ضع المؤشر في نهاية آخر صفحة تمهيدية، ومن تبويب «تخطيط» (Layout) اختر «فواصل» ثم «فاصل مقطع: الصفحة التالية» (Section Break - Next Page).
2. افتح تذييل الصفحة الأولى من المتن، وألغِ تفعيل «ارتباط بالسابق» (Link to Previous) من تبويب الرأس والتذييل.
3. من «إدراج» ثم «رقم الصفحة» ثم «تنسيق أرقام الصفحات»، اختر شكل الترقيم لكل قسم، وحدد «البدء من» 1 في قسم المتن.

فاصل الصفحة بدل Enter المتكرر

إذا أردت أن يبدأ الفصل في صفحة جديدة فلا تضغط Enter مرات متتالية حتى تنتقل الكتابة. استعمل فاصل الصفحة (Ctrl + Enter)، أو فعّل في نمط «عنوان 1» خيار «فاصل صفحات قبل». ولكشف الأسطر الفارغة المخفية فعّل زر إظهار علامات التنسيق (¶) من تبويب الصفحة الرئيسية.

أخطاء الجداول والأشكال وعناوينها

وفي موضع العناوين تختلف الأدلة: فدليل APA في إصداره السابع يضع رقم الجدول وعنوانه فوقه، ورقم الشكل وعنوانه فوقه كذلك (American Psychological Association, 2020)، بينما تضع بعض الأدلة الجامعية عنوان الشكل أسفله. فالمرجع هنا دليل جامعتك، والمطلوب الاتساق.

أخطاء الهوامش والخطوط والتباعد

• هوامش مخالفة للدليل: كثير من الأدلة يحدد هامشًا أوسع في جهة التجليد. اضبطه من «تخطيط» ثم «هوامش» ثم «هوامش مخصصة»، واضبط هامش التجليد (Gutter) إن طلبه دليلك. وراجع المقاسات في الدليل لا في رسالة زميل.
• خلط الخطوط: نص منسوخ من مصدر يحتفظ بخطه وحجمه. الحل أن تلصق النص بخيار «الاحتفاظ بالنص فقط» ثم تطبق النمط العادي.
• تباعد غير متسق: فقرات بمسافة قبلها وأخرى بلا مسافة لأن الطالب يضيف سطرًا فارغًا يدويًا. اضبط التباعد قبل الفقرة وبعدها في النمط العادي، واحذف الأسطر الفارغة.
• المحاذاة: النص العربي يُضبط عادة بمحاذاة «ضبط» (Justify) مع اتجاه من اليمين إلى اليسار. وإذا ظهرت فراغات واسعة بين الكلمات فراجع وجود أسطر منتهية بفاصل يدوي (Shift + Enter).

ويعرض دليل تورابيان لكتابة الرسائل قواعد عامة مشابهة لهذه، لكنه ينبه إلى أن تعليمات القسم أو الجامعة في التنسيق مقدمة على إرشاداته العامة (Turabian, 2018).

مشكلات خلط العربية بالإنجليزية في Word

تكثر هذه المشكلات في الرسائل العربية لأنها تتضمن مصطلحات ومراجع ومستخلصًا بالإنجليزية:

• انقلاب ترتيب الكلمات أو الأقواس عند كتابة مصطلح إنجليزي داخل جملة عربية. تأكد أن الفقرة كلها مضبوطة على اتجاه «من اليمين إلى اليسار»، واكتب المصطلح الإنجليزي بعد مسافة، وضع الأقواس من لوحة المفاتيح العربية.
• المستخلص الإنجليزي بمحاذاة عربية: اضبط فقراته على اتجاه «من اليسار إلى اليمين» من مجموعة «فقرة» في الصفحة الرئيسية، ويُفضل إنشاء نمط خاص به.
• اختلاف شكل الأرقام: أرقام هندية (١، ٢، ٣) في موضع وأرقام عربية (1، 2، 3) في موضع آخر. اختر ما يطلبه دليلك، وفي نسخ Word الداعمة للعربية تجد خيار شكل الأرقام في «خيارات» ثم «خيارات متقدمة» ضمن إعدادات عرض محتوى المستند.
• قائمة المراجع المختلطة: تفصل كثير من الأدلة المراجع العربية عن الأجنبية في قائمتين، ولكل قائمة اتجاهها ومحاذاتها. راجع ما يطلبه دليلك.

اتساق التوثيق وقائمة مراجعة قبل التسليم

من أكثر ما يلاحظه المراجعون عدم الاتساق في التوثيق: أسلوب APA في فصل وحواشٍ سفلية في فصل آخر، أو اسم المؤلف بصيغتين، أو مرجع في المتن لا يوجد في القائمة. والحل أن تلتزم بنظام التوثيق الذي يحدده قسمك من البداية، وأن تستعمل أداة لإدارة المراجع مثل Zotero أو EndNote أو Mendeley، أو أداة «إدارة المصادر» في Word.

أسئلة شائعة

المراجع

1. American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American Psychological Association (7th ed.). https://doi.org/10.1037/0000165-000
2. Turabian, K. L. (2018). A manual for writers of research papers, theses, and dissertations: Chicago style for students and researchers (9th ed.). University of Chicago Press.